Departamento de Ventas

Manual de Buenas Prácticas: Áreas 

 

• Dirección de Ventas
   

Planear, coordinar, supervisar y ejecutar la promoción y venta de habitaciones individuales, grupales, convenciones del hotel y sus centros de consumo, asegurando un equilibrio adecuado entre ocupación e ingresos, de acuerdo a las características del hotel y de la plaza.

Prepara planes y presupuesto de ventas. El gerente de ventas debe de planificar antes de hacer cualquier actividad, reduciendo el riesgo y aumentando la rentabilidad de sus acciones, es decir el gerente antes de lanzar un producto debe de conocer quién es su cliente, que satisface su producto, a base de esa información debe de planear; la forma de vender, cuanto piensa vender, y quienes son los vendedores. Así también debe de tomar en cuenta la posibilidad económica, motivo de que al momento de publicar su producto necesita dinero, los sueldos de los empleados, el flete, etc.

Establece metas y objetivos. El líder de ventas establece metas a largo plazo como por ejemplo ser el número uno del mercado, por lo mismo definir objetivos a corto plazo por ejemplo vender diez millones en el próximo trimestre, las metas y objetivos mencionados hay que influir a los subordinados para que la entidad valla en la misma dirección. Pero porque es tan importante establecer metas y objetivo según Félix Cortes “El que no tiene metas y objetivos no vive”.

Calcula la demanda pronosticar las ventas.  Es un punto de vital importancia para calcular la rentabilidad de la empresa, es calcular la demanda real del mercado y a base de eso pronosticar las ventas o utilizar las ventas pasadas.

Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Como se sabe que esta actividad se encarga del departamento de recursos humanos, a mi manera de razonar es excelente de que seleccione los mejores para luego se le presente el gerente para tomar la decisión final para incorporarlo en la empresa. El gerente de ventas debe de capacitar los vendedores; la forma de hablar, el tacto, como ganar la confianza y mostrarle y que aprenda el manual de objeciones.

Compensación y motivación. Es un punto muy importante motivo de que el integrante principal de una empresa es el ser humano, motivo de que el motor de generar utilidad, y al estar motivados mayores ingresos tendrá la empresa

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• Relaciones Públicas
   

Coordina y participa en la organización de jornadas de extensión, exposiciones, foros, congresos, conferencias, eventos deportivos, culturales y otros

Atiende y acompaña visitantes especiales, en la Institución junto con el Gerente General o Sub-Gerente para mostrar las aéreas comunes y asi mismo las habitaciones muestras.

Realiza diligencias ante instituciones públicas y privadas en cuanto a donaciones, intercambio, alojamiento, transporte, pasajes y otros.

Divulga mediante programas permanentes o especiales, las diversas actividades de la Institución a través de los medios de comunicación social.

Coordina lo relativo a ruedas de prensa y entrevistas de las autoridades universitarias en relación a la consecución y ejecución de convenios de cooperación manda un boletín informando a los demás departamentos que habrá un evento para poder contar con su apoyo.

Evalúa el personal a su cargo junto con el area de reclutamiento para verificar si es apto para el puesto.

Representa a la Institución en actos y/o eventos públicos y privados

Atiende informa y orienta a visitantes dentro de la Institución muestra folletos que contengan información que le sea útil al visitante o al huésped.

Opera el computador para accesar información es decir verifica los comentarios que realizan los huéspedes y asi mandar un correo a los demás departamento y mejorar el servicio.

 

• Ventas a Grupos y convenciones
   

Debe tener autoridad para dar órdenes, saber adaptar los planes a condiciones diferentes, ser organizado, de manera que no descuide los detalles, y ser honesto  de modo que no se comprometa demasiado ni evite sus responsabilidades.

Asignación de habitaciones, el  hotel debe evaluar el número de habitaciones que desea asignar a estos grupos, es por eso que la asignación de habitaciones variará de mes a mes, dependiendo del volumen de negocios esperado de los huéspedes transitorios regulares. Por lo tanto, debe estimarse primero el volumen de negocios transitorios y asignar el resto de habitaciones disponibles proyectadas a la venta a grupos.

Planeación, es la responsabilidad más importante de este departamento en el hotel.  En las ventas a grupos y convenciones la necesidad de planeación de largo alcance se vuelve indispensable, es por eso que se realizan las reservaciones con una anticipación de 3 a 5 años. Debe existir una comunicación continua con estas organizaciones para conocer las decisiones tomadas con respecto a las fechas y áreas geográficas consideradas para futuras convenciones.

Incentivos y grupos, gran parte del volumen de ventas a grupos y convenciones resulta de los programas de incentivos que mantienen las grandes compañías.

El coordinador, es la mayor herramienta de ventas para lograr negocios con grupos y convenciones, es por eso que el departamento y el coordinador deben de estar en constante comunicación para que el grupo este satisfecho con su reservación.

 

Registros, las actividades del vendedor individual deber ser vigiladas y registradas. Esto se logra mediante la preparación de informes de visita y hojas de reservación para grupos. En el informe de visita a un cliente potencial se registran los datos de esta. En la hoja de reservación para grupos se anotan los detalles de una venta potencial, trátese de una solicitud, una tentativa o el cierre de la venta.

 

• Ventas de Banquetes
   

Desarrollar y proponer ante la Gerencia de Alimentos y Bebidas para mejoramiento del servicio, presentaciones originales conformación de paquetes promocionales, etc., al igual es el encargado de realizar estudios de mercado que amplíen la penetración de productos  que ofrece el hotel, mantiene al día la cartera de clientes, y se encarga de visitarlos periódicamente y enviarles nuevos promocionales oportunamente, conoce perfectamente las características del hotel, servicios anexos y concesionarios.

En los salones debe de conocer: la capacidad por tipo de montaje, el acceso de clientes y de servicio.

En cuanto a los equipos instalados como: sonido, iluminación seccional y de intensidad controlada, aire acondicionado, pantalla fija, etc., tienen que tener amplio conocimiento de sus funciones y el manejo de los mismos.

Ubica la localización  y decoración.

Conoce la preparación de los platillos y  variedad de menús que se ofrecen en el hotel

 

• Ventas en General

 

Es un convenio que el hotel realiza para que siempre que llegue un cliente a un destino y pregunte por un hotel le recomienden el suyo para promover las ventas de un hotel, existen ciertas áreas específicas:

 

Líneas aéreas

Muchas personas buscan alojamiento, al llegar a la ciudad y preguntan en los mostradores que hoteles les recomiendan.

Operadores de Viajes Turísticos

Agencias de viajes ubicados fuera de la ciudad atreves de la cual hacen reservaciones a hoteles.

Secretarias

En toda compañía es importante, algunas secretarias son responsables  de hacer las reservaciones. En muchos casos la elección del hotel se encuentra en las  manos de la secretaria

Taxistas

No solo se les pide una recomendación directamente del hotel  sino que le dan recomendaciones sean favorables o no que puede influir en la recomendación del hotel.

Profesionistas

Pueden ser doctores, abogados, etc. Frecuentemente tienen clientes que vienen de fuera en muchos casos clientes con potenciales de pagar tarifas altas por una larga temporada.

Embajadas

Están ubicadas generalmente en  las grandes ciudades  son clientes muy importantes porque generalmente no saben dónde hospedarse y están dispuestos a pagar tarifas completas por un tiempo largo.

 

Ventas nacionales

Atrae turistas del interior de la republica con el fin de completar la ocupación del hotel.

Se trasladan con frecuencia  a agencias de viajes de los estados,  con el fin de lograr que estos intermediarios diseminados en nuestro territorio usen  los servicios de un hotel ya sea en forma individual o grupal.

Ventas internacionales

Se encarga de hacer visitas hoteles del extranjero,  realiza convenios con agencias de viajes de cualquier tipo o bien a otros medios como cámaras de turismo o asociaciones que organicen viajes en grupo.

Es un embajador de su empresa en un país extranjero, en el que probablemente debe comunicara en un idioma diferente del materno, tener dominio de otra lengua.

 

Ejecutivos de ventas

 

Participa activamente en la promoción y difusión del hotel, generando clientes y dando seguimiento a los clientes existentes, logrando un equilibrio adecuado entre ocupación e ingresos, de acuerdo a las características del hotel.

 

Genera nuevas ventas para el hotel, realiza labores administrativas del área, participa activamente en la promoción y difusión del hotel al igual coordina grupos en el hotel.