Departamento de Ventas
Manual de Buenas Prácticas: Departamento
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Planeación de Ventas
El Gerente de Grupos y convenciones debe de realizar las reservaciones dos o cinco años de anticipación.
El Gerente de ventas de agencias de viajes y banquetes debe de realizar las reservaciones de 6 meses a 1 año a la fecha real del evento.
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Normas de ventas
El Departamento de Ventas debe de establecer las tarifas para futuras reservaciones, trátese de grupos, convenciones, agencias de viajes, individuos o banquetes: atravéz de un estudio financiero para que indique los precios de las tarifas para recuperar la inversión.
Capacidad de los grupos que serán aceptados en ciertas épocas del año, según las distintas épocas del año, según las distintas temporadas: El departamento solo aceptara un número de grupos al hotel ya que si acepta siempre a grupos al hotel solo les va a presentar pérdidas ya que al grupo se le maneja un descuento de 60%.
Importe de los depósitos por anticipado que se obtendrán, y a que invertirlos: El departamento pedirá al departamento de recepción que el futuro huésped haga un depósito por adelantado para poder asegurar esa venta.
Numero de cuartos gratuitos que se darán a los grupos: El Departamento de ventas definirá cuantas cortesías se les dará al grupo, dependiendo del número de habitaciones que reserven.
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Presupuesto de ventas
Ningún hotel debe de trabajar sin un presupuesto es por eso que el Departamento de Ventas se encarga de calcular el presupuesto ya que este permite visualizar el progreso del hotel y poder tomar mejores decisiones, el presupuesto se calcula a base de los ingresos, costos y ganancias/pérdidas.
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Cooperación interdepartamental
El Departamento de Ventas todos los días debe de mandar un correo electrónico para los demás departamentos que conforman el hotel para comunicar que es lo que se puede vender ese día ya que si no existiera comunicación otro departamento puede vender más habitaciones de las que hay realmente disponibles y eso ocasiona un problema para el hotel.
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Adiestramiento
El departamento de Ventas debe contratar ejecutivos altamente calificados través de mandar una solicitud al departamento de Recursos humanos para que realice el proceso de contratación.
El Departamento de Ventas debe de capacitar a sus nuevos subordinados, ya sea dejándolo a cargo de una persona con mas experiencia o mostrándole material didáctico: Fotos, videos, etc.
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Estimulo de ventas
El Departamento de Ventas debe tener siempre motivado al huésped para que este regrese a través y esto lo va a lograr dando incentivos como: Noches gratis, una canasta de fruta o una comida gratis.
El Departamento de Ventas puede proporcionar descuentos a huéspedes frecuentes o especiales.
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Personal de ventas
El departamento de ventas debe de tener personal calificado para realizar ventas continuas que traigan beneficios al hotel.
El departamento debe de capacitar correctamente a su nuevo personal a través del curso de inducción.
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Publicidad
El departamento de ventas debe de tener un historial de los huéspedes y de esa forma al momento de existir promociones ocupan esa información para mandarle publicidad directamente.
El departamento para traer nuevos clientes debe de utilizar la publicidad Como en Periódicos, revistas, radios, internet, etc.
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Ventas Internas
El departamento de ventas y el departamento de recepción se ponen de acuerdo para ofrecer servicios extras después que el huésped haya realizado su Check In.
El departamento debe definir la información que va a difundir y cuál es el momento indicado para hacerlo.
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Correspondencia directa
El personal del departamento de ventas debe mandar correos a los huéspedes anteriores con información de los próximos eventos que se realizaran o de las promociones que tienen para ellos.